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Offre d’emploi

Le mercredi 12 juin 2019

Adjoint(e) à la direction – remplacement de congé maternité

Publié par: Fondation du Dr Julien


Description du poste

La Fondation du Dr Julien est un organisme de bienfaisance qui soigne et accompagne plus de 2300 enfants et leur famille respective, par le biais de ses 3 centres de pédiatrie sociale en communauté, dont le Garage à Musique. À titre de leader en pédiatrie sociale en communauté au Québec et ailleurs, elle agit à titre d’entreprise sociale pour former la relève et influencer les manières de faire par la recherche et l’innovation. Afin que chaque enfant issu d'un milieu vulnérable puisse se développer pleinement dans le respect de la Convention relative aux droits de l'enfant, elle bâtit une communauté de pratique en pédiatrie sociale en communauté et certifie les équipes selon le modèle de médecine développé par le Dr Julien.


Votre mandat

Sous l’autorité du directeur du garage à musique, le/la titulaire du poste assure un soutien administratif au directeur et au personnel du centre. Il/elle participe à l’amélioration de l’efficacité du centre et au bon déroulement des activités.

 

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

 

1. SOUTIEN ADMINISTRATIF

·         Appuyer le directeur dans ses tâches et dans la gestion des dossiers en cours.

·         En accord avec le directeur, prendre les décisions administratives en son absence.

·         Fournir du soutien administratif et logistique au personnel du centre.

·         Coordonner les absences et remplacements des employés.

·         Effectuer des tâches administratives : préparation et mise en page de lettres, de documents et de rapports, organisation des réunions d’équipe (ordres du jour et convocations), classement des dossiers, inventaire des fournitures de bureau.

·         Planifier les rencontres du personnel et veiller à la rédaction des procès-verbaux.

·         Participer à l’accueil des nouveaux employés et stagiaires : prévoir et organiser l’environnement de travail, préparer les

·         Documents à remettre, faire les présentations au personnel et la visite du milieu de travail, etc.

·         Recevoir les factures, les demandes de remboursement et les feuilles de temps et les transmettre au technicien comptable. Effectuer les suivis nécéssaires.

·         Coordonner les activités de maintenance du Garage à musique en collaboration avec le Chargé des opérations

2. COORDINATION D’ACTIVITÉSETD’ÉVÉNEMENTS

·         Fournir un appui dans la planification et la réalisation d’activités et d’événements pour le Garage à musique.

·         Planifier, gérer et prioriser en vue de respecter les échéanciers souvent changeants.

·         Contribuer à assurer la logistique d’événement, coordonner les besoins de matériel, de nourriture et autres et faire les suivis nécessaires auprès des différents partenaires.

·         Rencontrer des personnes ou organismes au nom de la direction afin d’établir de futures collaborations.

·         Réaliser ponctuellement pour la direction des mandats variés exigeant un haut niveau d’autonomie.

3. AUTRES TÂCHES

·         Remplacer l’agent(e) à l’accueil en cas  d’absence.

·         Coordonner les activités bénévoles en collaboration avec les ressources humaines.

·         Assurer la gestion de la petite caisse et de la carte de crédit.

·         Maintenir à jour les réseaux sociaux du Garage à musique.

·         Veiller au bon fonctionnement des aspects administratifs du centre et proposer des améliorations aux façons de faire et outils existants, au besoin.

4. SCOLARITÉ

·         BAC de 1er cycle ou toute autre expérience connexe

5. EXPÉRIENCES DE TRAVAIL

·         Expérience d’au moins 2 ans dans des fonctions similaires (dans le secteur communautaire serait un atout).

6. CONNAISSANCES SPÉCIALISÉES

·         Bonne connaissance de la suite MS Office

·         Grande aptitude de rédaction en français

·         Connaissance de base du milieu de la comptabilité

7. COMPÉTENCES

·         Bon sens de la planification et de l’organisation

·         Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités

·         Autonomie et sens de l’initiative

·         Bon jugement

·         Professionnalisme et discrétion

·         Aisance dans les communications interpersonnelles.

·         Capacité d’adaptation

·         Bilinguisme (français et anglais)

Ce que nous offrons

  • Poste à temps plein (35 heures / semaine)
  • Contrat d’un an (remplacement de congé maternité)
  • Expérience de travail stimulante
  • Équipe passionnée et environnement de travail en évolution constante
  • Rémunération concurrentielle selon les qualifications et l’expérience
  • Entrée en poste immédiate

Comment postuler

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre d’intérêt  à l’adresse rh@pediatriesociale.org et indiquez « Adjoint (e) à la direction » dans l’objet du courriel.

Le Garage à musique remercie tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront convoquées à une entrevue.  La Fondation du Dr Julien encourage les personnes qualifiées à poser leur candidature.

Date limite pour postuler
Le samedi 20 juillet 2019

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