Adjoint(e) administrative

Organisme : Association québécoise des personnes aphasiques

Identification du poste : Adjointe administrative

Mandat et responsabilité générale du poste : L’adjointe administrative voit au bon fonctionnement d’aspects administratifs de l’AQPA et soutient la directrice générale et travaille conjointement avec l’assistante de direction.

Responsable hiérarchique : La directrice générale

Volet secrétariat

• Assure l’accueil, traite les différentes demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’organisme et réfère, au besoin, à la personne responsable;
• Répond au téléphone, prend et transmet les messages;
• Gère et répartit le courrier et les courriels de l’administration et de l’adresse générale;
• Assure le soutien administratif à la logistique quotidienne de l’équipe;
• Gère les inscriptions aux activités dans le Registre et sous toute autre forme demandée;
• Tient le fichier des présences à jour, en collaboration avec les animatrices de tous les ateliers, incluant le CREP. De ce fait rapporte aux personnes responsables les absences nombreuses et assure la cohérence des données;
• Classe les documents;
• Effectue la commande de fournitures de bureau;
• Assure l’attribution des cartes de membre;
• Participe à l’organisation logistique des différentes activités/ateliers de l’AQPA;
• Collabore à la logistique pour la tenue des réunions du conseil d’administration et des comités de travail (Réservation de salle, commande de repas, préparation de documents à intégrer, etc.);
• Assure la vente et la distribution du DVD « Communiquer avec une personne aphasique »;
• Émet des reçus pour fins fiscales pour l’AQPA;
• Crée les réunions virtuelles pour chaque session et des réunions ponctuelles;
• Prépare les documents nécessaires pour l’AGA ( Powerpoint, impression des documents pour les membres, envoie l’invitation aux membres);
• Compile les statistiques de présences dans les ateliers.
• Envoie le calendrier aux membres ainsi que le renouvellement des cartes de membre par la poste à chaque automne

Volet informatique

• Assure la liaison avec l’informaticien de service;
• Effectue le dépannage de base en informatique, concernant la suite Microsoft Office;
• Tient l’inventaire de l’équipement informatique;
• Développe des outils administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme (formulaires, systèmes de suivi, procédures, etc.);
• Assure la mise-à-jour de la base de données, selon son secteur d’activités;
• Collabore à la mise à jour du site Internet (calendriers des ateliers, etc.).

Volet Comptabilité

• Gère les petites caisses de l’AQPA;
• Effectue les transactions des paiements des membres;
• Effectue les transactions des dons et la mise à jour du fichier excel;
• Prépare et effectue les dépôts et virements bancaires (chèques, dons, inscriptions, ventes, etc.);
• Prépare les documents mensuels de comptabilité avec l’aide de l’assistante de direction;
• Compile les feuilles de temps des employés à chaque paie et met à jour le tableau de temps supplémentaire/congé maladie de façon récurrente

Effectue toute autre tâche ponctuelle à la demande du responsable, selon les besoins de l’AQPA

Compétences exigées :
Formation et connaissances :
• DEP ou DEC en secrétariat, techniques de bureautique ou comptabilité
• Connaissance du milieu communautaire
• Excellente connaissance du français parlé et écrit
• Connaissance de l’anglais parlé et écrit
• Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office
• Connaissance en secrétariat, en bureautique et en comptabilité
• Connaissance en gestion de site Web
• Connaissance en éditique et graphisme constitue un atout.

Expérience : 3 années dans un poste similaire

Qualités personnelles :

• Intérêt pour les personnes aînées ou handicapées
• Aptitudes pour la communication écrite et verbale
• Autonomie, esprit d’équipe et créativité
• Rigueur et souci du détail
• Sens de l’organisation et facilité à composer avec de multiples tâches

Conditions :

• Salaire en fonction de l'expérience. À discuter
• Poste permanent : 35h/semaine jusqu'en août 2022. Possiblité de modifier le poste à 21h/semaines dès août 2022. À discuter 
• Régime de retraite avantageux
• Équipe d’intervenants très compétente et motivée
• Poste qui encourage l’autonomie et l’initiative                      

Travail principalement en présentiel. Possibilité de télétravail.