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Offre d’emploi

Le mardi 4 mai 2021

Adjoint.e à l’administration et au soutien logistique

Publié par: Concertation Horizon


Description du poste

CONCERTATION HORIZON

La mission de Concertation Horizon est d’accroître la capacité d’action collective des acteurs qui favorise l’amélioration des conditions de vie dans les territoires couverts par les 5 MRC participantes (Beauharnois-Salaberry, Haut-Saint-Laurent, Jardins-de-Napierville, Roussillon et Vaudreuil-Soulanges) et à positionner le développement social et la réussite éducative comme vecteurs de développement des communautés.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la direction générale, la personne à ce poste aura pour principales responsabilités d’assurer le soutien organisationnel et logistique pour les projets et les événements ; le soutien administratif et comptable ; le soutien à la direction générale et aux autres membres de l’équipe dans la gestion des différentes instances (CA, Table des partenaires et communautés de pratique).

Principales responsabilités

Soutien administratif

  • Développement des outils administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme ;
  • Rédaction, saisie et mise en page de comptes rendus, de rapports et de procès-verbaux ;
  • Suivi de l’agenda de la direction générale ;
  • Traitement et rédaction de la correspondance générale ;
  • Commande et inventaire des fournitures de bureau et matériel audiovisuel ;
  • Relecture, révision et mise en page de documents produits par l’équipe ;
  • Classement et archivage des documents administratifs et financiers ;
  • Mise à jour des informations sur les membres (base de données, site Internet, documents) ;
  • Repérage des suivis à faire, à courte ou longue échéance, et transmission de ceux-ci à la direction ;
  • Mise à jour et suivi des dossiers auprès des instances gouvernementales ;
  • Liaison et suivi auprès de différents partenaires, sous-traitants et fournisseurs ;
  • Contribuer au développement d’une vie d’équipe saine et productive.

Soutien à la comptabilité

  • Réception et suivi des comptes à payer et à recevoir ;
  • Préparation et dépôts des chèques dans le compte bancaire ;
  • Préparation du dossier annuel pour l’audit financier ;
  • Entrée des données des factures et compte VISA dans Simple Comptable ;
  • Production des chèques ;
  • Soutien au comptable externe si nécessaire.

Soutien logistique

  • Organisation des voyages du bureau (réservations, etc.) ;
  • Coordination des activités liées à la logistique d’assemblée et du conseil d’administration ;
  • Soutien à la coordination des projets et des comités organisateurs liés aux événements ;
  • Soutien à l’organisation des diverses activités de l’équipe (conférences, ateliers, colloque, etc.) en assurant la liaison avec les personnes-ressources, les partenaires, les sous-traitants) ;
  • Soutien la production et la diffusion des documents et autres matériels liés aux événements.

Contexte et conditions de travail

  • Déplacements occasionnels pour les événements et les comités;
  • Diversité dans les projets;
  • Lieu de travail principal à Saint-Constant;
  • Organisation du travail flexible (télétravail offert);
  • Poste temps plein entre 30 heures et 35 heures / semaine;
  • Salaire selon expérience : entre 20,00 $ et 25,00$ / heure
  • Avantages sociaux disponibles;
  • Poste contractuel de deux ans avec possibilité de renouvellement;
  • Entrée en fonction : dès que possible;
  • Période de probation de 3 mois.

 

QUALIFICATIONS REQUISES 

Formation

  • Diplôme d’études collégial en administration ou dans tout autre domaine jugé pertinent;

 

Expérience

  • Expérience professionnelle minimum de 3 ans dans un poste similaire;
  • Bonne connaissance de Microsoft Office 365, du Web et des médias sociaux;
  • Connaissance du logiciel Sage 50 / Simple comptable;
  • Expérience dans le soutien à l’organisation d’évènements.

 Compétences et aptitudes

  • Autonomie, initiative, créativité, sens de la planification et de l’organisation, polyvalence, rigueur;
  • Sens de l’engagement, esprit d’équipe;
  • Connaissance en gestion comptable ;
  • Aptitudes et expérience en service à la clientèle ;
  • Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
  • Entregent, diplomatie, discrétion, dynamique.

 Atouts

  • Connaissance de WordPress ;
  • Logiciel de mise en page (ex. InDesign, Canva, Photoshop, etc.);
  • Connaissance du milieu communautaire, des enjeux en développement social;
  • Bilinguisme (anglais-français).

 


Heures semaine
30 à 35
Salaire
20 à 25 $ / heure
Nature du poste
Poste contractuel de deux ans avec possibilité de renouvellement;
Comment postuler

Faites-nous parvenir votre candidature, accompagnée d’une lettre de motivation par courriel à l’adresse suivante direction@concertationhorizon.ca avant le 31 mai 2021 à 17 h.  

Soyez assurés que les candidatures seront traitées de façon confidentielle et dans le respect de l’équité en matière d’emploi. Prenez note que seuls les postulants retenus seront contactés. Concertation Horizon se réserve la possibilité de prolonger ce concours. Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Date limite pour postuler
Le lundi 31 mai 2021

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