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Offre d’emploi

Le vendredi 16 avril 2021

Adjointe administrative/adjoint administratif – Gestion de bureau, poste permanent 30h/sem.

Publié par: L'Ancre des Jeunes


Description du poste

Description du milieu

L’Ancre des Jeunes, un organisme communautaire de Verdun reconnu et bien implanté dans son milieu depuis plus de 30 ans, dont la mission est d’offrir aux jeunes de 9 à 20 ans des services de prévention au décrochage et de soutien au raccrochage social et scolaire.

Travailler à l’Ancre, c’est œuvrer pour le bien de la communauté en apportant une contribution significative auprès des jeunes volontaires et persévérants dans leur désir d’avancer dans la vie. C’est aussi œuvrer dans un milieu de travail inclusif et diversifié tant par l’expertise des intervenant(e)s que par leur propre parcours de vie, où la gestion participative est la pierre angulaire de la structure organisationnelle.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction administrative en collaboration avec la direction des programmes, la/le titulaire du poste aura à soutenir la codirection et l’équipe de travail dans l’exécution de certaines tâches administratives et cléricales. Elle/il verra au bon déroulement des activités du bureau et de l’organisme en dirigeant ou en collaborant à certains dossiers.

Description de tâches et des responsabilités :

 Réception des appels et accueil des visiteurs

  • Répondre et diriger les appels téléphoniques;
  • Fournir des informations en répondant aux questions et demandes d’informations;
  • Accueillir et orienter les visiteurs ;
  • Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne;
  • Remplir les rapports quotidiens de monitorage pour le volet réception;

Secrétariat et gestion de bureau

  • Assurer les mises à jour de nos politiques et procédures du bureau;
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier et les courriels;
  • Assurer la gestion et mise à jour de nos listes de contacts, donateurs, etc ;
  • Rédiger et procéder aux envois de courriels, de notes de correspondance, de lettres et rapports, etc.;
  • Offrir un soutien aux directions dans la rédaction des bilans, rapports, Procès-verbaux, etc.;
  • Développer et maintenir un système de classement informatiques et manuels ;
  • Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire;
  • Anticiper les besoins de fournitures nécessaires;
  • Placer et accélérer les commandes de fournitures; vérification de la réception des fournitures;
  • Rechercher et proposer de fournisseurs (qualité/prix);
  • Gérer certaines informations sensibles de manière confidentielle;

Implication active dans la vie communautaire de l’Ancre des Jeunes

  • D’autres tâches pourraient être confiées en fonction de besoins identifiées :

Soutien logistique aux membres bénévoles

  • Superviser les équipes de bénévoles impliqués au secteur administratif (Activités de levées de fonds, évènements spéciaux, assemblées, etc.).

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études secondaire ou collégial en bureautique/secrétariat;
  • Avoir cumulé une expérience de travail de trois années (minimum) en gestion de bureau, idéalement en milieu communautaire;
  • Posséder une excellente maitrise du français écrit et parlé;
  • Avoir des connaissances et/ou un intérêt pour des concepts et approches en gestion participative- un atout ;  
  • Posséder un sens du leadership et des aptitudes nécessaires au travail d’équipe;
  • Posséder un sens de l’organisation, de la planification et de la débrouillardise;
  • Être capable de gérer plusieurs dossiers à la fois et de travailler sous pression;
  • Avoir le souci du détail et du travail bien fait;
  • Avoir d’excellentes connaissances des environnements et des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
  • Être responsable, autonome et créatif;
  • Maitrise de l’anglais parlé et écrit – un atout
  • Être disponible à entrer immédiatement en fonction selon un horaire de 30h/sem. Du lundi au jeudi (soirs et week-end occasionnels);
  • Une enquête sur les antécédents judiciaires sera effectuée

Conditions

Taux horaire : 18,56 $

Avantages : Assurances collectives, régime de retraite, vacances annuelles (6%) et congés personnels, etc.


Heures semaine
30h/sem
Salaire
18,56$/h
Nature du poste
permanent
Comment postuler

Pour soumettre votre candidature

Veuillez faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de présentation avant le vendredi 30 avril 2021,17h, à l’attention de Arthur D’Heilly, directeur administratif par courriel à : direction.administration@ancredesjeunes.org

Date limite pour postuler
Le vendredi 30 avril 2021

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