Le grand ménage dans la paperasse

La paperasse s’accumule? Ces documents peuvent être utiles pour constituer des preuves à l’appui de vos droits. Il est toutefois inutile de les conserver indéfiniment. Lesquels garder ? Et combien de temps ?

Maison

• Contrat d’achat d’un terrain ou d’une maison
  À conserver tant que vous êtes propriétaire.
• Contrat de vente d’un terrain ou d’une maison
  À conserver six ans après la vente. Selon la Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec, le gouvernement peut réviser les déclarations de revenus des six dernières années.
• Factures de rénovation
  À conserver tant que vous êtes propriétaire. En cas de vente, les factures attesteront que des travaux d’amélioration ont été exécutés.
• Reçus de taxes municipales
  À conserver trois ans. Après trois ans, une municipalité ne peut exiger de paiement rétroactif.

Logement

• Bail
  À conserver durant toute la durée du bail. Il est recommandé de conserver le bail initial lorsqu’on demeure depuis longtemps au même endroit. Les conditions originales pourront servir en cas de négociation d’un nouveau bail.
• Bail – Avis de modification
  À conserver durant toute la durée de sa validité. À partir de la réception de l’avis, le locataire a un mois pour refuser les nouvelles conditions. S’il ne se manifeste pas au cours de ce délai, l’avis tient lieu de bail et ses conditions doivent être respectées.

Services publics

• Factures – Câblodistribution
  À conserver un an. Ces documents servent à appuyer une demande de correction ou de révision en cas d’erreur de facturation.
• Factures d’électricité
  À conserver trois ans. Ces documents sont conservés trois ans pour permettre, d’une part, de comparer les dépenses d’une année à l’autre et, d’autre part, de demander une correction ou une révision en cas d’erreur de facturation.
• Factures de gaz ou de mazout
  À conserver trois ans. Ces documents sont conservés trois ans pour permettre, d’une part, de comparer les dépenses d’une année à l’autre et, d’autre part, de demander une correction ou une révision en cas d’erreur de facturation.
• Factures de téléphone
  À conserver un an. Les règlements de Bell Canada stipulent que l’abonné a l’obligation de vérifier l’exactitude des données reproduites sur sa facture. Il dispose d’un an à partir de la date du relevé de compte pour contester les frais périodiques.

Biens, achats et services professionnels

• Factures de réparations: appareils électroménagers, appareils électriques, meubles et autres biens
  À conserver six mois. La Loi sur la protection du consommateur accorde une garantie de trois mois et, au besoin, de trois mois additionnels pour poursuivre un commerçant, à compter du moment où vous constatez une défectuosité.
• Factures de services et de soins de santé : prothèses dentaires, lunettes, etc.
  À conserver de trois à six ans. La prescription du Code civil qui s’applique est de trois ans. De plus, comme le coût de certains services professionnels est déductible d’impôt, il pourrait être nécessaire de conserver ces documents pendant six ans.
• Notes d’honoraires professionnels: avocat, notaire, etc.
  À conserver de trois à six ans. La prescription du Code civil qui s’applique est de trois ans. De plus, comme le coût de certains services professionnels est déductible d’impôt, il pourrait être nécessaire de conserver ces documents pendant six ans.
• Preuves d’achat: articles divers (vêtements, bijoux, objets d’art, etc.)
  À conserver trois ans ou tant que vous êtes propriétaire. En cas de défaut ou de malfaçon, la Loi sur la protection du consommateur accorde un délai de trois ans à partir de la date de l’achat pour effectuer un recours civil. Toutefois, on suggère de conserver les factures se rapportant aux articles coûteux tant que vous en êtes propriétaire, pour faciliter vos démarches lors de réclamations, par exemple, auprès des assureurs.
• Preuves d’achat et certificats de garantie: appareils électroménagers, appareils électriques, meubles.
  À conserver trois ans ou tant que vous êtes propriétaire. En cas de défectuosité, la Loi sur la protection du consommateur accorde un délai de trois ans à partir de la date de l’achat pour effectuer un recours civil. Toutefois, on suggère de conserver ces documents tant que vous êtes propriétaire des biens, pour faciliter vos démarches lors de réclamations, par exemple, auprès des assureurs.

Véhicules

• Assurances d’automobiles ou de motos
  À conserver durant toute la durée de la police d’assurance. À conserver même si les compagnies d’assurances peuvent vous fournir des duplicata.
• Certificats de garantie – Achat d’une automobile ou d’une moto
  À conserver durant toute la durée de la garantie.
• Certificats de garantie spécifiques (antirouille, batterie, pneus, etc.)
  À conserver durant toute la durée de la garantie.
• Contrat d’achat d’une automobile ou d’une moto
  À conserver tant que vous êtes propriétaire. En cas de rappel du manufacturier ou de prolongement de la garantie, c’est le seul document qui confirme la date d’achat.
• Factures de réparation d’une automobile
  À conserver six mois ou tant que vous êtes propriétaire. En vertu de la Loi sur la protection du consommateur, vous devez conserver ces documents pendant au moins six mois. Toutefois, on suggère de les conserver tant que vous êtes propriétaire car ils pourraient être utiles lors de la vente du véhicule afin de prouver son bon entretien.
• Factures de réparation d’une moto
  À conserver quatre mois ou tant que vous êtes propriétaire. La Loi sur la protection du consommateur accorde une garantie d’un mois et, au besoin, de trois mois additionnels pour poursuivre un commerçant à compter du moment où vous constatez une défectuosité. Toutefois, on suggère de conserver les factures tant que vous êtes propriétaire car elles pourraient être utiles lors de la vente de la moto pour prouver son bon entretien.

Finances

• Certificats de dépôt à terme, d’épargne-retraite, d’épargne-logement et obligations d’épargne
  À conserver aussi longtemps qu’ils ne sont pas échangés.
• Déclarations d’impôt sur le revenu et documents connexes
  À conserver six ans. Conservez ces documents, car en vertu de la Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec, le gouvernement peut réviser les déclarations de revenus des six dernières années.
• Livrets, relevés de comptes de chèques et autres comptes bancaires
  À conserver six ans. En vertu de la Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec, ces documents doivent être conservés pendant six ans. De plus, vous avez l’obligation de vérifier l’exactitude des données reproduites sur vos relevés. Conserver soit les livrets, soit un relevé récapitulatif annuel.
• Reconnaissance de dette – Quittance À conserver six ans à partir de la date du dernier paiement. Ce document atteste que vous avez acquitté le dernier paiement d’un prêt personnel. En vertu de la Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada et de la Loi sur le ministère du Revenu du Québec, vous devez le conserver pendant six ans. Conservez seulement la quittance, et non les relevés périodiques de paiement.
• Relevés de transactions par guichet automatique
  À conserver jusqu’à la mise à jour du livret ou jusqu’à la réception du relevé de compte. Vous avez la responsabilité de vérifier si toutes les transactions effectuées ont été bien enregistrées.
• Relevés des achats et services payés avec une carte de crédit
  Conserver les deux derniers relevés. Il est prudent de vérifier l’exactitude des inscriptions figurant sur le relevé avant de régler votre compte. Sachez aussi que les compagnies de crédit conservent les duplicata des relevés de comptes pendant quelques années.
• Talons de chèques de paie ou de prestations d’assurance-chômage
  À conserver six ans. Vous avez la responsabilité de vérifier les informations inscrites sur le Relevé 1 de votre déclaration d’impôt et le feuillet T4 remis par l’employeur. De plus, conformément à la Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada et la Loi sur le ministère du Revenu du Québec, vous devez conserver ces documents pendant six ans.

Autres documents

• Assurances (vie, incendie, vol, responsabilité civile)
  À conserver durant toute la durée de la police d’assurance. À conserver même si les compagnies d’assurance peuvent fournir des duplicata.
• Contrat d’union de fait
  À conserver pendant toute votre vie. Il s’agit d’une entente signée par un couple qui vit hors des liens du mariage. Ce document est fait devant un notaire. À conserver même si votre notaire en a une copie car l’obtention d’un autre exemplaire occasionne des frais. Pour en savoir plus sur le contrat d’union de fait, consultez le Directeur de l’état civil
• Contrat de mariage
  À conserver pendant toute votre vie À conserver même si votre notaire en a une copie car l’obtention d’un autre exemplaire occasionne des frais. Pour en savoir plus sur le contrat de mariage, consultez le Directeur de l’état civil
• Carnet de santé
  À conserver pendant toute votre vie. Les antécédents médicaux, y compris les vaccinations, sont de précieux renseignements pour les médecins.
• Diplômes et certificats d’études
  À conserver pendant toute votre vie. Il est possible d’obtenir copie de ces documents en vous adressant au ministère de l’Éducation ou encore à l’établissement qui vous les avait délivrés. Toutefois, vous éviterez des démarches fastidieuses en les conservant.
• Extrait de baptême et certificat de naissance
  À conserver pendant toute votre vie. À conserver même si on peut en obtenir copie à la Direction de l’état civil du ministère de la Justice. Sachez que certaines institutions exigent une copie certifiée, datant de moins de six mois, du certificat de naissance.
• Règlement de divorce
  À conserver pendant toute votre vie. À conserver car ce document peut servir à prouver que l’ex-conjointe ou l’ex-conjoint n’a plus d’intérêt dans vos biens.
• Testament
  À conserver pendant toute votre vie ou jusqu’à une nouvelle version. Légalement, le testament portant la date la plus récente sera le seul valide lors de votre décès.

Pour vous renseigner sur vos droits en tant que consommateur, consultez le site de l’Office de la Protection du consommateur.